LEGEA REPUBLICII MOLDOVA cu privire la registre Nr.1320-XIII din 25.09.97 Monitorul Oficial al R.Moldova nr.77-78 din 27.11.1997 ---------- Parlamentul adopta prezenta lege. Capitolul I DISPOZITII GENERALE Articolul 1. Notiuni de baza In sensul prezentei legi, sint utilizate urmatoarele notiuni de baza: registru - lista de persoane, obiecte, fenomene, evenimente, actiuni, tranzactii etc., ce contine si date reglementate despre ele in limitele unei categorii strict determinate in conformitate cu scopul inregistrarii; registru public - registru a carui instituire este prevazuta de legislatie, care contine informatii din domeniile de activitate a autoritatilor publice si care este tinut de organele acestora sau de o persoana terta imputernicita de ele; registru privat - registru tinut de persoane fizice si juridice, cu exceptia autoritatilor publice, care este supus controlului acestora din urma in conformitate cu legislatia; inregistrare - inscriere de date in registru si note ulterioare prevazute de legislatie, confirmate prin semnatura si/sau cu parafa persoanei responsabile de efectuarea inscrisurilor sau in alt mod stabilit de legislatie; subregistratura - sistem de inregistrare dupa criteriul teritorial sau dupa un alt criteriu in citeva puncte de inregistrare, subordonate unui centru unic de inregistrare; tinere a registrului - introducere de date in registru, pastrare a registrului si a documentelor ce constituie temei pentru introducerea de date in registru, precum si eliberare de extrase din registru; tinere manuala a registrului - tinere a registrului prin inscriere de date in carti (condici, fise etc.), confectionate din hirtie alba, cu file snuruite, numerotate si certificate in modul stabilit; tinere computerizata a registrului - tinere a registrului prin introducere de date in memoria calculatoarelor electronice (computerelor). Articolul 2. Reglementarea juridica (1) Prezenta lege reglementeaza conditiile generale de tinere a registrelor publice si a registrelor private, a caror instituire este prevazuta de legislatie. (2) Tinerea registrelor este reglementata de prezenta lege, de alte acte normative si reguli de tinere a registrelor de diferite tipuri. (3) Regulile de tinere a registrelor de diferite tipuri nu trebuie sa contravina prezentei legi si sint aprobate de autoritatile administratiei publice abilitate cu controlul unor astfel de registre. Articolul 3. Principiile de tinere a registrelor Tinerea registrelor se face dupa urmatoarele principii: a) inregistrarea unica, excluzindu-se inregistrarea repetata a aceluiasi obiect al inregistrarii; b) inscrierea datelor in ordine cronologica; c) utilizarea, dupa caz, a unor tipuri unice de registre; d) numerotarea inregistrarilor in ordinea efectuarii lor; e) asigurarea completivitatii si veridicitatii datelor inregistrate; f) temeinicia datelor inregistrate; g) expunerea clara si corecta a informatiei care se trece in registru; h) continuitatea tinerii registrelor; i) accesul sanctionat la registru; j) controlul asupra modului de completare a registrului; k) tinerea registrului intr-o singura limba. Articolul 4. Obiectul inregistrarii Obiect al inregistrarii poate fi o persoana, un obiect, un fenomen, un eveniment, o actiune, o tranzactie etc., in functie de scopul inregistrarii. Articolul 5. Detinatorul de registru. Registratorul (1) Detinator de registru este o persoana fizica sau juridica obligata, in temeiul prevederilor legale, sa instituie registru public sau privat. (2) Registrator este o persoana fizica sau juridica ce exercita functia de tinere a registrului. (3) Daca legislatia nu prevede altfel, functiile registratorului pot fi exercitate, pe baze contractuale, de o alta persoana care actioneaza in numele detinatorului de registru. (4) In cazul inlocuirii registratorului, avizul respectiv trebuie sa fie dat publicitatii in modul stabilit, cel tirziu cu 10 zile inainte de data incetarii imputernicirilor lui. Articolul 6. Subregistratura (1) Inregistrarea prin sistem de subregistratura poate fi organizata dupa criteriul teritorial sau dupa un alt criteriu. (2) Sistemul de subregistratura trebuie sa excluda inregistrarea repetata a acelorasi date (dublarea inscrisurilor). (3) Tinerea registrului in sistem de subregistratura se efectueaza pe baze contractuale de persoane numite subregistratori. Articolul 7. Modul de tinere a registrelor (1) Registrele pot fi tinute in mod manual sau computerizat. (2) Tinerea manuala a registrelor este obligatorie si in cazul tinerii lor computerizate. (3) Daca datele din registrul tinut si manual, si computerizat nu corespund, datele din registrul tinut manual se considera autentice. Articolul 8. Cerintele generale de tinere a registrelor (1) Registrul trebuie sa poarte o denumire care sa reflecte destinatia sa si natura obiectelor inregistrarii, sa contina denumirea detinatorului de registru, a registratorului (subregistratorului) si a organului care exercita controlul asupra tinerii lui, termenele tinerii si pastrarii lui si alte date stabilite de legislatie si de regulile de tinere a registrelor. (2) Registrul trebuie completat astfel incit sa se asigure completivitatea si autenticitatea informatiei inscrise. (3) Modul de tinere a registrului nu poate fi modificat decit in cazurile prevazute de legislatie. (4) In scopul unificarii formelor registrelor si procedurilor de inregistrare, autoritatile administratiei publice au dreptul sa stabileasca, in limita competentei lor, norme unice de tinere a registrelor. Capitolul II TINEREA MANUALA A REGISTRELOR Articolul 9. Completarea manuala a registrelor Completarea manuala a registrelor inseamna efectuarea de inscrisuri in cartile acestora. Articolul 10. Cartile registrelor (1) Cartile registrelor trebuie sa fie snuruite, iar filele numerotate. Numarul filelor se indica pe ultima pagina si se autentifica de reprezentantul abilitat al autoritatii administratiei publice care exercita controlul asupra completarii registrului prin aplicarea semnelor de control: semnatura si stampila. (2) Inlocuirea filelor din cartea registrului prin extragerea lor si incleierea unor file noi este interzisa. (3) Fiecare carte a registrului cuprinde in mod obligatoriu denumirea registrului, denumirea detinatorului de registru, a registratorului (subregistratorului) si a organului care exercita controlul asupra tinerii registrului, numarul propriu, termenele sale de tinere si pastrare, precum si ale registrului, alte date stabilite de legislatie si de regulile de tinere a registrelor. Articolul 11. Inscrisurile in registru (1) Registrul se tine in limba de stat. (2) Registrul poate fi tradus in alte limbi conform Legii cu privire la functionarea limbilor vorbite pe teritoriul Republicii Moldova. (3) Inscrisurile in registru trebuie efectuate astfel incit sa se elimine posibilitatea stergerii (radierii, distrugerii) lor prin metode mecanice, chimice sau in alt mod fara ca sa ramina semne vizibile de stersatura (radiere, distrugere). (4) Inscrisurile trebuie sa fie facute citet si clar, fara prescurtari, pentru a se evita interpretarea diferita a notiunilor. Cifrele trebuie sa fie scrise macar o data cu litere. Pentru efectuarea inscrisurilor pot fi utilizate parafe cu textele respective. (5) Spatiile libere din rindurile incomplete si alte locuri goale se bareaza pentru a se elimina posibilitatea includerii unor alte date sau texte. Articolul 12. Ordinea inscrierii datelor in registru (1) Datele se inscriu in registru in ordine cronologica. (2) Registrul poate fi sistematizat in ordine alfabetica, dupa obiectele inregistrarii sau in orice alta ordine care ar permite inscrierea datelor si in ordine cronologica. Ordinea stabilita nu poate fi modificata in limitele unei carti a registrului. (3) In cazurile prevazute de legislatie, registratorul trece datele in registru numai la cererea persoanelor imputernicite, in baza actelor doveditoare prezentate. (4) Inscrisul facut in registru trebuie sa contina: a) numarul de ordine, care se atribuie in momentul efectuarii lui sau al prezentarii cererii si/sau a actului in al carui temei se face inregistrarea; b) data si ora inregistrarii; c) descrierea obiectului inregistrarii; d) temeiul inregistrarii; e) alte date prevazute de legislatie. (5) Inscrisul in registru se face imediat, la prezentarea actelor necesare pentru inregistrare, sau cel tirziu in termenele stabilite de legislatie si de regulile de tinere a registrelor. (6) Fiecare inscris in registru se certifica prin semnatura si/sau cu parafa persoanei care l-a executat si care este responsabila de inregistrare. In cazurile prevazute de legislatie, inscrisurile in registru trebuie sa fie certificate si de alte persoane. (7) La finele zilei de munca sau ale unei alte perioade stabilite, conform conditiilor de tinere a registrului, dupa ultimul inscris, pe primul rind alb se trage o linie orizontala pe intreaga fila. Articolul 13. Modul de rectificare, modificare si completare a registrului (1) Rectificarea, modificarea si completarea registrului se fac in modul prevazut la art.11, 12 si 14. (2) Daca in registru nu este loc suficient pentru efectuarea de rectificari, modificari si completari, acestea pot fi facute pe o foaie de hirtie, care se incleie in dreptul inscrisului respectiv, aplicindu-se semnaturile si/sau stampila. O parte a semnaturii (stampilei) trebuie sa cuprinda foaia incleiata. (3) Rectificarile, modificarile si completarile facute in registru trebuie autentificate prin semnatura persoanelor abilitate. Articolul 14. Procedura radierii din registru (1) Radierea din registru se efectueaza in modul stabilit de legislatie. (2) Radierea din registru se face prin bararea intregului inscris cu rectificarile, modificarile si completarile facute, aplicindu-se semnaturile si/sau stampilele persoanelor abilitate si indicindu-se data radierii, daca legislatia nu prevede altfel. (3) Radierea (rectificarea) inscrisurilor se efectueaza astfel incit textul initial sa poata fi citit. Articolul 15. Cerintele generale fata de actele doveditoare Actele in al caror temei se efectueaza inscrisurile in registru trebuie sa fie autentice, copiile de pe ele sa fie legalizate in modul stabilit, inscrisurile din ele sa corespunda conditiilor formulate la art.11, daca legislatia nu prevede alte cerinte privind perfectarea actelor. Articolul 16. Drepturile si obligatiile persoanei inregistrate sau ale titularului de drepturi asupra obiectului inregistrarii (1) Persoana inregistrata sau titularul de drepturi asupra obiectului inregistrarii poate solicita registratorului date cu privire la obiectul inregistrarii, precum si informatii referitoare la disponibilitatea, autenticitatea sau completivitatea acestor date. (2) Persoana inregistrata sau titularul de drepturi asupra obiectului inregistrarii este obligata: a) sa asigure autenticitatea datelor prezentate pentru inregistrare si actualizarea acestora in modul stabilit de legislatie; b) sa raspunda la cererea indicata la art.17 alin.(1) in termen de 10 zile, daca legislatia nu prevede un alt termen. Articolul 17. Drepturile si obligatiile registratorului (1) Registratorul este in drept sa ceara persoanelor care au prezentat date despre obiectul inregistrarii informatii suplimentare asupra lui daca apar indoieli referitor la autenticitatea datelor ce se inscriu in registru. (2) Registratorul este obligat: a) sa previna accesul nesanctionat la datele din registru, utilizarea lor ilegala, difuzarea, modificarea sau nimicirea lor; b) sa raspunda la cererile indicate la art.16 alin.(1) in termen de 3 zile lucratoare, daca legislatia nu prevede un alt termen. Articolul 18. Persoana responsabila de inscrierea datelor in registru Pentru a inscrie datele in registru, registratorul desemneaza o persoana responsabila, cu capacitatea deplina de exercitiu si de calificarea necesara. Articolul 19. Pastrarea registrelor si actelor, nimicirea lor (1) Dupa completarea cartilor registrului sau la expirarea termenelor stabilite pentru efectuarea inscrisurilor, detinatorul de registru este obligat sa asigure pastrarea lor. (2) Conditiile si termenele de pastrare a diverselor tipuri de registre sint stabilite de legislatie. (3) Actele ce constituie temei pentru efectuarea inscrisurilor in registru se pastreaza in termenul stabilit pentru pastrarea cartii respective a registrului, daca legislatia nu prevede altfel. (4) La expirarea termenului de pastrare a registrului si a actelor mentionate, acestea pot fi nimicite de custode daca in contractul incheiat intre detinatorul de registru si custode nu se prevede altfel. Articolul 20. Furnizarea informatiei (eliberarea extraselor) din registru (1) Registratorul este obligat sa furnizeze informatii (sa elibereze extrase) din registru, in volumul solicitat, oricarei persoane, din momentul in care vor fi disponibile pentru a fi furnizate (eliberate), dar nu mai tirziu de 3 zile lucratoare de la data depunerii cererii. [Alin.1 art.20 in redactia Legii nr.312-XV din 28.06.2001] (2) Informatia poate fi furnizata gratuit sau contra plata in conformitate cu legislatia. [Alin.2 art.20 completat prin Legea nr.312-XV din 28.06.2001] (3) Extrasul din registru trebuie sa fie semnat de registrator sau, in numele acestuia, de persoana responsabila de inscrierea datelor in registru, indicindu-se data intocmirii extrasului. (4) Refuzul de a elibera extras din registru poate fi atacat in instanta de judecata. Capitolul III TINEREA COMPUTERIZATA A REGISTRELOR Articolul 21. Completarea registrelor cu ajutorul calculatoarelor electronice (1) Registrele pot fi completate cu ajutorul calculatoarelor electronice daca programele lor si aceste mijloace tehnice exclud accesul nesanctionat la registru si permit tinerea lui in conditiile stabilite pentru tinerea manuala a registrelor. (2) Registratorul trebuie sa asigure pastrarea copiilor de pe fisierele electronice in alte incaperi decit cele in care se face inregistrarea, precum si actualizarea datelor din copii cel putin o data pe saptamina. Articolul 22. Certificarea programelor pentru calculatoarele electronice si a acestor mijloace tehnice de tinere a registrelor Programele pentru calculatoarele electronice si aceste mijloace tehnice de tinere a registrelor sint certificate in modul stabilit de legislatie. Capitolul IV ALTE CONDITII DE TINERE A REGISTRELOR Articolul 23. Particularitatile tinerii registrelor de date ce constituie secret de stat sau secret comercial (1) Particularitatile tinerii registrelor de date ce constituie secret de stat sint stabilite prin lege si prin alte acte normative. (2) Particularitatile tinerii registrelor de date ce constituie secret comercial sint stabilite prin lege. (3) Datele ce constituie secret de stat sau comercial pot fi trecute in registru in forma cifrata (codificata). (4) Persoanele vinovate de divulgarea secretului de stat sau secretului comercial din registre poarta raspunderea prevazuta de legislatie. Articolul 24. Restabilirea registrelor (1) Restabilirea registrului are loc in caz de pierdere sau nimicire a datelor inregistrate sau a cartii registrului, precum si de deteriorare a semnelor de control. (2) Registrul poate fi restabilit integral sau partial in baza documentelor, extraselor din el, declaratiilor facute de martori, precum si in baza altor surse de informatii. (3) Restabilirea registrului se face sub supravegherea autoritatii care exercita controlul asupra tinerii lui sau in temeiul hotaririi instantei de judecata. (4) In registrul restabilit se va consemna timpul si conditiile restabilirii. Capitolul V CONTROLUL SI RESPONSABILITATEA Articolul 25. Controlul asupra tinerii registrului (1) Tinerea registrului este supusa unui control intern si extern. Controlul intern este efectuat de detinatorul de registru, iar controlul extern de autoritatile administratiei publice abilitate. (2) Reprezentantii autoritatilor administratiei publice care exercita controlul asupra tinerii registrului, conform imputernicirilor atribuite de legislatie, au acces la datele din registru si la mijloacele de tinere a acestuia, inclusiv la actele in al caror temei se efectueaza inscrisurile, precum si in incaperile in care se prelucreaza datele sau in care se afla mijloacele tehnice utilizate in acest scop. (3) Controlul extern asupra tinerii registrelor trebuie sa fie efectuat cel putin o data pe an daca legislatia nu prevede o alta periodicitate. Dupa fiecare verificare, organul de control intocmeste un act in doua exemplare, dintre care unul se anexeaza la registru, iar celalalt ramine la organul de control. Registratorul este obligat sa intreprinda masuri pentru lichidarea incalcarilor din tinerea registrului, consemnate in actul de control. (4) Conditiile de efectuare a controlului asupra tinerii registrelor sint reglementate de legislatie. Articolul 26. Responsabilitatea Persoanele vinovate de incalcarea conditiilor de tinere a registrului poarta raspundere disciplinara, civila, administrativa sau penala prevazuta de legislatie. Capitolul VI DISPOZITII FINALE SI TRANZITORII Articolul 27. Dispozitii finale (1) Prezenta lege intra in vigoare dupa expirarea a 3 luni de la data publicarii. (2) Guvernul, in termen de 3 luni de la data publicarii prezentei legi: va aduce actele sale normative in concordanta cu prezenta lege; va prezenta Parlamentului spre examinare proiectele de modificare si completare a actelor legislative in vigoare, conform prezentei legi; va reglementa instituirea si utilizarea registrelor cu forme unice. Articolul 28. Dispozitii tranzitorii (1) Pina la elaborarea si certificarea programelor pentru calculatoarele electronice si a acestor mijloace tehnice de tinere a registrelor in conditiile stabilite de prezenta lege, tinerea computerizata se admite numai in cazul registrelor publice. (2) Conditiile de utilizare a programelor pentru calculatoarele electronice si a acestor mijloace tehnice de tinere a registrelor se stabilesc de Guvern. PRESEDINTELE PARLAMENTULUI Dumitru MOTPAN Chisinau, 25 septembrie 1997. Nr. 1320-XIII. -